Zahlen Sie mehr, als Sie sollten?
Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen beschließt, einen erfahrenen Programmierer einzustellen, der in Spanien lebt, während sich Ihre Zentrale in den USA befindet. Man könnte denken, dass das Unternehmen eine riesige Menge Geld sparen würde, da keine Gemeinkosten anfallen. Aber dann erhalten Sie eine enorme Steuernachzahlung aus Spanien, und das US-Lohnbuchhaltungsteam ist völlig verwirrt. Das ist die verwirrende Welt der Besteuerung von Remote Work.
In diesem Teil dieser Serie entmystifizieren wir die Steuerfragen bei Remote Work zu den Themen Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, Doppelbesteuerung und die globale Mindeststeuer „Säule zwei" der OECD. Am Ende werden Sie diese Hürden verstehen und die Gesetze einhalten können.
Remote Work & Steuern 101
Lohnsteuern: Mehr als nur Quellensteuer Wenn Ihre Mitarbeiter über verschiedene Bundesstaaten oder Länder verteilt sind, kann die Lohnsteuer für Sie kompliziert werden. Beispielsweise muss ein Arbeitgeber in Amerika Bundes- und Staatseinkommensteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer vom Mitarbeiter einbehalten, und der Bezugspunkt ist der Arbeitsort des Mitarbeiters. Die Folge ist, dass Sie, obwohl Ihr Unternehmen seinen Ursprung in einem Staat hat, sich tatsächlich bei den Steuerbehörden in anderen Bundesstaaten registrieren und deren Steuergesetze einhalten müssen, in denen Ihre Mitarbeiter ansässig sind.
Sozialversicherung & Medicare: Das globale Dilemma In den USA wird die FICA-Steuer (Sozialversicherung und Medicare) in der Regel mit 6,2 % bzw. 1,45 % abgezogen. Allerdings müssen Mitarbeiter im Remote-Modus bestimmen, welches Sozialversicherungssystem anwendbar ist – ein größeres Problem. Ohne Abstimmung können Mitarbeiter in mehrere Systeme einzahlen und verursachen zusätzliche Kosten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Doppelbesteuerung: Eine häufige Falle Doppelbesteuerung tritt auf, wenn zwei oder mehrere Behörden dieselben Einkünfte besteuern. Dies kann entstehen, wenn ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, aber sein Arbeitsort außerhalb seines Landes oder in einem anderen Bundesstaat liegt. Doppelbesteuerung ist nicht häufig zwischen den meisten Ländern, da sie Steuerabkommen untereinander haben. Diese Abkommen verringern die Doppelbesteuerung, aber die Handhabung solcher Verträge ist nicht sehr einfach. Unzureichende Vorbereitung kann dazu führen, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber mit unnötigen Steuernachzahlungen konfrontiert werden.
Die globale Mindeststeuer: OECD-Säule zwei Um dem Problem der Gewinnverlagerung und Steuervermeidung durch multinationale Konzerne entgegenzuwirken, verabschiedete die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) die Regeln zur globalen Bekämpfung der Erosion der Steuerbasis (GloBE), auch als Säule zwei bekannt. Ziel dieses Systems ist es, dass offshore-tätige große multinationale Konzerne mindestens 15 % Steuern auf ihre Gewinne in jedem Land zahlen.
Wie es funktioniert Säule zwei wendet eine Ausgleichsteuer auf Fälle an, in denen die effektive Steuerquote eines multinationalen Konzerns in einem bestimmten Land unter 15 % liegt, um die Quote auf diesen Mindestschwellenwert anzuheben. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass multinationale Konzerne ihre Gesamtsteuerzahlungen nicht durch die Nutzung niedrig besteuerten Gebiete senken können.
Wer ist betroffen? Im Wesentlichen gelten die Bedingungen der Säule zwei für multinationale Konzerne, deren konsolidierte jährliche Einnahmen 750 Millionen Euro übersteigen. Obwohl die USA das OECD-Rahmenwerk nicht vollständig übernommen haben, haben sie ähnliche Maßnahmen durch den Inflation Reduction Act von 2022 ergriffen.
Unterdessen sind mehrere Länder, einschließlich europäischer Staaten, dabei, diese Regeln in ihre Steuersysteme zu integrieren.
Navigation durch die Steuerlandschaft: Best Practices für Remote-Arbeitgeber
- Kennen Sie Ihre bundes- und kommunalen Steuerpflichten: Ihre Mitarbeiter müssen sich an die Steuerregeln der Gebiete halten, in denen sie leben. Dies könnte bedeuten, Ihr Geschäft bei den Bundes- oder kommunalen Steuerbehörden zu registrieren und die richtige Steuerquote von Mitarbeitern einzubehalten.
- Sozialversicherungsbeiträge sollten gut abgestimmt werden: Informieren Sie sich über internationale Abkommen, die Mitarbeiter möglicherweise von der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen in mehreren Ländern befreien. Dies kann die Kosten und den Verwaltungsaufwand verringern.
- Nutzen Sie Steuerabkommen: Machen Sie Gebrauch von Steuerabkommen zwischen Ländern, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Diese Abkommen bieten üblicherweise bestimmte Wege, Steuern zu berechnen oder zu verzeihen.
Abschließende Gedanken
Da Remote Work die globale Arbeitswelt weiterhin neu definiert, ist das Verständnis der Komplexität der Besteuerung für Arbeitgeber entscheidend. Indem Sie informiert und proaktiv bleiben, können Sie das Labyrinth der Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, Doppelbesteuerung und globalen Mindeststeuerregeln navigieren und so die Einhaltung gewährleisten und die Steuersituation Ihres Unternehmens optimieren.
Für weitere Einblicke in die Verwaltung von Remote-Teams und die Navigation durch internationale Steuergesetze erkunden Sie unsere anderen Blogs in dieser Serie.
Bleiben Sie dran für Teil 4 unserer Serie: Ländertiefeneins (praktische Leitfäden).
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