Wie die Remote-Politik dieses Unternehmens tausende Euro pro Mitarbeiter sparte

Warum Remote Work nicht nur ein Vorteil ist, sondern ein wirtschaftlicher Wandel.

Was passiert mit Unternehmen, die ihre Remote-Work-Richtlinien langfristig festlegen, anstatt sie vorübergehend zu gestalten? Zum Beispiel hat Spotify 2021 ein „Work From Anywhere"-Programm eingeführt, das vielen Mitarbeitern ermöglicht, vollständig remote oder hybrid zu arbeiten, solange sie sich in Regionen befinden, in denen Spotify tätig ist.

Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können, bietet dies dem Unternehmen neben verschiedenen anderen Vorteilen für die Mitarbeiter auch Kostenersparnisse bei Büroausgaben (Bereitstellung von Büroflächen, Büromaterialien usw.), bei der Mitarbeiterbindung (Verhinderung von Fluktuation), bei Einstellungs- und Recruitingkosten und bei der Erweiterung des Talentpools auf globaler Ebene.

Untersuchungen vieler verschiedener Unternehmen deuten darauf hin, dass Unternehmen ungefähr 10.000 bis 11.000 Dollar für jeden Mitarbeiter sparen, der remote oder hybrid arbeitet, im Vergleich zu einem traditionellen Büroumfeld. Die Kostenersparnisse ergeben sich in der Regel aus niedrigeren Mieten, Nebenkosten, Reisekostenerstattung und Umzugsgebühren.

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung.

Wo sich die Ersparnisse summieren

1. Büromiete und Einrichtungen Büroflächen sind in der Regel die höchsten Fixkosten für Arbeitgeber. Miete, Instandhaltung, Nebenkosten, Reinigung, Sicherheit, Küchendienste und Büromaterialien (z. B. Papier und Stifte) sind alle Kosten, die ein Unternehmen für die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für seine Mitarbeiter trägt, und Remote Work beseitigt die Notwendigkeit, Büroflächen für Mitarbeiter zu mieten. Branchenexperten schätzen, dass ein durchschnittlicher Arbeitgeber in einem Remote-Arbeitsumfeld ungefähr 10.000 Dollar pro Jahr für jeden Remote-Mitarbeiter sparen kann.

Beispiel in der Praxis: Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern könnte möglicherweise ungefähr 500.000,00 Dollar sparen, wenn es einen Teil seiner Büroflächen auf Mitarbeiter im Remote-Betrieb verlagert.

2. Nebenkosten und Bürogemeinkosten Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter hat, die hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, hat das Unternehmen deutlich niedrigere Nebenkosten für Wasser und Strom, reduzierte Kosten für Wi-Fi, geringeren Bedarf an Reinigungsdiensten und Sicherheitsüberwachung sowie die Nutzung weniger vor Ort vorhandener Werkzeuge und Ausrüstungen. Während diese Kosten im Vergleich zur Miete gering erscheinen mögen, summieren sie sich schnell, wenn Teams im Laufe der Zeit wachsen.

3. Reisen und geschäftliche Umzüge Remote Work beseitigt die Notwendigkeit für ein Unternehmen, regelmäßige Reise-, Hotel-, Flug-, Mahlzeiten- oder Umzugskosten zu tragen. Tatsächlich entstanden den meisten Unternehmen vor der Pandemie durchschnittlich mehr als 1.000 Dollar an Reisekosten pro Geschäftsreise, ohne Mahlzeiten oder Unterhaltung während Geschäftsreisen zu berücksichtigen.

4. Einstellungs- und Recruitingeffizienz Remote Work ermöglicht es Unternehmen, einen breiteren und tieferen Pool von Kandidaten anzuziehen als lokale. Unternehmen können überlegene Talente einstellen, ohne die Kosten für die Umzugsunterstützung für einen Mitarbeiter zu tragen oder die Last hoher Gehälter basierend auf Marktquoten für große Städte zu bezahlen.

Spotify führte eine Work-from-Anywhere-Richtlinie ein, die zu verkürzten Einstellungszeiten und reduzierten Mitarbeiterfluktationsquoten führte und damit langfristig zur Reduzierung der Recruitingkosten beitrug.

Verborgene Ersparnisse, die zählen

1. Niedrigere Fluktuation und bessere Bindung Remote Work ist oft für Mitarbeiter durchführbar und kann eine Quelle für erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit sein, da die Flexibilität ihres Arbeitsplans erhöht ist. Forschungen haben gezeigt, dass Remote- und Hybrid-Work-Arrangements mit niedrigeren Mitarbeiterfluktationsquoten und höheren Mitarbeiterengagement-Niveaus verbunden sind, was zu reduzierten wiederkehrenden Kosten für die Einstellung und das Onboarding von Mitarbeitern führt.

Unternehmen können bei Fluktuation sparen. Wenn die Fluktuation sinkt, können Unternehmen vermeiden:

• Agenturgebühren für die Rekrutierung von Mitarbeitern.
• Schulungs- und Onboarding-Zeit.
• Produktivitätsverluste für neue Mitarbeiter während ihrer Einarbeitungsphase.

Dies mag nicht wie hohe Kosten wirken, aber die Ersparnisse führen zu erhöhten Einnahmen von mehreren tausend Dollar pro Jahr pro Mitarbeiter.

2. Breiterer Talentpool reduziert Lohndruck Durch die Einstellung aus geografischen Regionen, in denen die Löhne unter dem Durchschnitt liegen, bieten Remote-Work-Richtlinien Unternehmen die Möglichkeit, Top-Talente anzuziehen und finanziell gesunde und verantwortungsvolle Budgets zu halten. Remote Work ermöglicht es Unternehmen, Top-Talente einzustellen, die ansonsten aus Kostengründen nicht in Frage gekommen wären.

Kompromisse und echte Kosten

Remote Work ist von Natur aus eine großartige Option für Unternehmen, um wirtschaftliche Einsparungen zu erzielen, aber Unternehmen müssen bestimmte „Kompromisse" eingehen, um Kosteneffizienz zu realisieren, wie z. B.:

• Zusammenarbeitswerkzeuge (Videokonferenzen/Dokumentenfreigabe).
• Sichere Remote-Infrastruktur & Cybersicherheit.
• Onboarding-Prozess zur Unterstützung virtueller Arbeit.
• Coaching für Manager zur effektiven Verwaltung verteilter Teams.

Zu den Herausforderungen der Remote Work gehören: Missverständigungen, mögliche Isolierung von Mitarbeitern, informelle Wissenstransfers und verpasste zufällige Erfahrungen, die sich in einer gemeinsamen physischen Arbeitsumgebung ergeben.

Diese Kosten sind real und werden manchmal unterschätzt. Wenn Unternehmen diese nicht berücksichtigen, können Einsparungen durch Koordinations- und Kulturineffizienzen aufgezehrt werden.

Kultur und Prozess sind wichtiger als Standort

Die Ersparnisse erfolgen nicht automatisch. Remote Work muss in die Unternehmenskultur und die operative DNA integriert werden:

• Festlegung spezifischer Richtlinien für Mitarbeiter bezüglich ihrer Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Bewusste Einarbeitung und Betreuung neuer Mitarbeiter.
• Bereitstellung derselben Arten von Werkzeugen zur Unterstützung von Remote-Operationen wie zur Unterstützung von Bürooperationen.
• Regelmäßige Teamtreffen und asynchrone Dokumentation/Besprechungsnotizen-Dokumentation.

Spotifys fortgesetzte Unterstützung seiner flexiblen Richtlinie signalisiert, dass Remote Work ein langfristiger finanzieller und operativer Vorteil ist, der durch Planung und nicht nur durch Büoflächenreduzierung erreicht wird.

Eine ausgewogene Schlussfolgerung

Remote Work hat gezeigt, dass der finanzielle Erfolg eines Unternehmens nicht von der Existenz großer Büroflächen und dem täglichen Verkehr von Mitarbeitern abhängt. Flexible Remote-Richtlinien werden von vielen Unternehmen, einschließlich Spotify, als Sparmaßnahme angesehen, die von geschätzten jährlichen Ersparnissen von Tausenden pro Mitarbeiter profitiert. Die Ersparnisse werden hauptsächlich durch die Reduzierung von Mieten und Reisekosten sowie durch Aufrechterhaltung einer niedrigeren Fluktuation und Erweiterung des Recruiting-Pools realisiert.

Andererseits gibt es Fallstricke, die mit Remote Work verbunden sind. Das Management muss beim Entscheiden über Investitionen in Werkzeuge, Prozesse und Kultur sehr vorsichtig sein, da dies möglicherweise der einzige Weg ist, die versprochenen Einsparungen aus Remote Work langfristig zu erhalten.

Am Ende sind es die Unternehmen, die die meisten Vorteile erhalten, die Remote Work mit einer gut definierten Organisationsstruktur, guten Kommunikationssystemen und unterstützender Verwaltung kombinieren, und nicht jene, die Einsparungen einfach durch die Dezentralisierung von Büros erwarten.

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