Als uw engineeringteam in India gevestigd is en u klanten in andere landen factureert, moet u op de hoogte zijn van een nieuw compliancestap.
Vanaf 1 oktober 2026 zijn India's exportregels voor goederen, software en andere diensten gewijzigd. Jarenlang hebben softwareexporteurs met één proces omgegaan, terwijl veel andere dienstenbedrijven helemaal geen soortgelijke exportverklaring hoefden in te dienen. Onder de nieuwe regels verandert dat. Het Export Declaration Form, of EDF, dekt nu goederen, software en diensten.
Voor een freelancer, klein softwarebedrijf, designstudio of startup met een team in India kan dit als nog een stuk papierwerk op een al lang lijstje lijken. Het is niet per se ingewikkeld, maar het is iets dat u in uw maandelijks proces moet opnemen in plaats van op het laatste moment te onthouden.
We plaatsen ingenieurs voor de kost, dus dit raakt ons van beide kanten. Indiase ontwikkelaars en oprichters moeten begrijpen waarvoor zij verantwoordelijk zijn, terwijl startups in het buitenland die met Indiase ingenieurs en agentschappen werken, moeten begrijpen wat hun leveranciers van hen nodig kunnen hebben.
Wat is er op 1 oktober veranderd?
De Reserve Bank of India kondigde de Foreign Exchange Management (Export and Import of Goods and Services) Regulations, 2026, aan op 13 januari, met de nieuwe regels die op 1 oktober van kracht worden. De RBI gaf ook een wijziging uit op 22 september.
De grootste verandering is dat de oude splitsing tussen verschillende soorten exporten is vereenvoudigd. Eerder gebruikten goederenexporteurs EDF, softwareexporteurs gebruikten SOFTEX, en andere diensteexporteurs hoefden over het algemeen helemaal geen soortgelijke verklaring af te leggen. Onder het nieuwe kader dekt de EDF nu goederen, software en diensten.
Voor diensteexporteurs is het basisdeadline eenvoudig: de verklaring moet worden ingediend binnen 30 dagen na afloop van de maand waarin de factuur werd opgesteld. U hoeft geen apart formulier voor elke buitenlandse klant. Één EDF kan uw buitenlandse diensteëxporten voor die maand dekken.
Er is een belangrijk onderscheid voor softwareexporteurs. Niet-softwarediensten kunnen eerder worden aangegeven, ook op of vóór de datum waarop de betaling wordt ontvangen. Softwareëxporten krijgen die betalingsdatumoptie niet en blijven onderhevig aan de 30-daagse indieningsinastellijn. Uw bank kan het deadline ook verlengen als u een verlenging aanvraagt en een reden geeft.
Dus bijvoorbeeld, facturen opgesteld tijdens oktober moeten over het algemeen uiterlijk 30 november worden ingediend.
Waarom doet de RBI dit?
India's diensteëxportsector is enorm, en software is een groot onderdeel ervan. De meest recente jaarlijkse enquête van de RBI plaatste India's softwareserviceëxporten op $221,4 miljard in 2025–26, een stijging van 8,2% ten opzichte van het voorgaande jaar. De Verenigde Staten maakten 54,1% van die exporten uit, terwijl 91,7% van softwareservices op afstand werd geleverd.
Dat laatste getal is bijzonder relevant voor de huidige startups. Veel van het werk dat door Indiase ontwikkelaars voor buitenlandse bedrijven wordt gedaan, gebeurt op afstand. Het kan zijn dat er geen fysiek product over een grens gaat, maar er is nog steeds een dienst die wordt geëxporteerd en buitenlandse valuta die wordt ontvangen.
Het nieuwe rapportageframework geeft het banksysteem een consistentere manier om die exporten bij te houden.
Zodra u indient, is uw bank verantwoordelijk voor het invoeren van de relevante informatie in het RBI-controlesysteem binnen een door uw bank vastgestelde periode. De bank sluit de ingang vervolgens af zodra de volledige waarde van de export is ontvangen.
Die afsluitstap is gemakkelijk over het hoofd te zien.
De wijziging in september veranderde ook de tijdlijn voor betalingsontvangst. Opbrengsten van diensteëxporte moeten over het algemeen binnen negen maanden na de factuurdatum worden gerealiseerd, of binnen twaalf maanden waar de factuur in Indiase rupees wordt opgesteld of afgewikkeld. Dit herstelt de standaard negen-maandenperiode na een tijdelijke verlenging tot vijftien maanden die nu is teruggedraaid.
Is dit van toepassing op freelancers en kleine agentschappen?
Ja. De regels zijn niet beperkt tot grote softwarebedrijven.
Als u een freelancer in India bent die diensten verleent aan een klant in het buitenland, bent u een exporteur van diensten. Als u een klein agentschap runt met verschillende internationale klanten, geldt dezelfde basisvereiste.
Het goede nieuws is dat u niet voor elke klant telkens wanneer u een factuur opstelt een aparte verklaring hoeft in te dienen. Het framework maakt het mogelijk dat uw maandelijkse buitenlandse dienstefacturen via één EDF worden gedekt.
Het belangrijkste is dat u uw records goed organiseert.
Als u tot het einde van de maand wacht en vervolgens probeert te reconstrueren welke facturen zijn opgesteld, welke klanten in het buitenland waren, welke diensten zijn verleend en hoeveel is gefactureerd, wordt het proces veel moeilijker dan nodig is.
Een eenvoudig maandelijks record kan u veel moeite besparen.
Wat telt als "software"?
Dit is één gebied waar bedrijven voorzichtig moeten zijn.
De definitie is breder dan simpelweg "iemand die software schrijft." Het kan computerprogramma's, databases, tekeningen, ontwerpen en audio- en videosignalen omvatten.
Dat betekent dat sommige bedrijven die zichzelf niet als softwareexporteurs beschouwen, toch onder de relevante categorie kunnen vallen.
Een designstudio, digitaal productiebedrijf of videobedrijf dat met buitenlandse klanten werkt, moet bijvoorbeeld goed kijken hoe zijn diensten zijn geclassificeerd.
De exacte behandeling kan afhangen van de aard van het werk, dus dit is één van die gebieden waar uw bank en chartered accountant het laatste woord moeten hebben.
Wat moeten buitenlandse klanten doen?
De indieplichting ligt bij de Indiase exporteur, niet bij het buitenlandse bedrijf dat hen aanneemt.
Dus als u een startup in de VS, VK, Australië of Singapore bent die met een Indiaas softwareagentschap of freelancer werkt, hebt u niet plotseling een RBI-indieplichting simpelweg omdat u iemand in India hebt aangenomen.
Maar u kunt het proces nog steeds eenvoudiger maken.
Duidelijke facturen zijn bijzonder nuttig. Uw Indiase leverancier heeft mogelijk informatie over de factuur, klant, dienst en bedrag nodig bij het invullen van zijn maandelijks attest. Het verstrekken van nauwkeurige documentatie en het snel reageren op vragen kan onnodige heen-en-weergesprekken voorkomen.
Voor buitenlandse bedrijven gaat het minder om het zelf uitvoeren van extra compliancework en meer om te begrijpen dat uw Indiase leverancier nu nog een maandelijks proces moet beheren.
Wat moeten Indiase bedrijven nu doen?
De eenvoudigste benadering is om dit als een administratieprobleem in plaats van een papierwerk-probleem te behandelen.
Wanneer u een factuur opstelt, registreert u tegelijkertijd de klant, factuurdatum, bedrag, valuta en omschrijving van de dienst. Wacht niet tot het indieningsdatum nadert en probeer alles uit oude e-mails, spreadsheets en boekhoudkundige records te verzamelen.
Het is ook de moeite waard om uw bank exact te vragen hoe het wil dat de EDF wordt ingediend. Banken kunnen hun eigen procedures en kanalen hebben, en de regelgeving vereist dat zij beleid en procedures rond het proces hebben.
Als u niet zeker bent of uw werk onder de softwarecategorie valt of hoe een bepaalde factuur moet worden behandeld, vraag dit aan uw chartered accountant voordat u indient in plaats van een aanname te doen.
Een eenvoudig voorbeeld
Stel je een agentschap van drie personen in Pune voor dat in oktober elf facturen naar buitenlandse klanten verzendt. De facturen betreffen webontwikkeling, een ontwerpproject en een doorlopend ondersteuningscontract.
Onder het nieuwe framework moeten die buitenlandse diensteëxporten via het EDF-proces worden gerapporteerd. Het agentschap kan over het algemeen de exporten van de maand consolideren in plaats van voor elke klant een volledig afzonderlijke verklaring op te stellen.
Het werk zelf is niet veranderd. De klanten zijn niet veranderd. De facturen zijn niet veranderd.
Wat veranderd is, is dat het agentschap nu een maandelijks compliancestap op tijd moet voltooien.
En dat is waarschijnlijk de gemakkelijkste manier om over de nieuwe regel na te denken.
Wat oprichters en freelancers moeten onthouden
De hoofdverandering is eenvoudig: de EDF dekt nu goederen, software en diensten, ter vervanging van de vorige splitsing waarbij goederenexporteurs EDF gebruikten, softwareexporteurs SOFTEX gebruikten, en veel andere diensteexporteurs helemaal geen soortgelijke verklaring hadden.
Voor diensteexporteurs is de standaardtermijn binnen 30 dagen na afloop van de maand waarin de factuur werd opgesteld. Softwareexporteurs krijgen dezelfde basisschema zonder de optie die beschikbaar is voor niet-softwarediensten om op of vóór betaling aan te geven.
Betalingstermijnen zijn teruggezet naar de standaard negen-maandenperiode voor diensteëxporten, of twaalf maanden waar de factuur in rupees wordt opgesteld of afgewikkeld - na een tijdelijke verlenging tot vijftien maanden die nu is teruggedraaid.
Bankprocedures kunnen verschillen, dus ga niet ervan uit dat het proces bij één bank identiek is aan een ander. Controleer met uw bank en CA voor het exacte indieningsproces dat van toepassing is op uw bedrijf.
Wat dit echt betekent
Nieuwe complianceregels veroorzaken zelden problemen voor bedrijven die al goede processen hebben. Ze worden moeilijk wanneer alles afhangt van iemand die zich herinnert wat aan het einde van de maand moet worden gedaan.
Voor Indiase freelancers, agentschappen en engineeringteams die met buitenlandse klanten werken, is het beste antwoord eenvoudig: houd uw facturen georganiseerd, begrijp hoe uw diensten zijn geclassificeerd, en bouw de maandelijks indienen in uw normale financieel proces in.
Voor startups in het buitenland die in India aannemen, is het ook de moeite waard de verandering te begrijpen. U hoeft de EDF zelf niet in te dienen, maar ervoor zorgen dat uw Indiase aannemers of agentschappen de informatie hebben die zij nodig hebben, kan hun naleving veel gemakkelijker maken.
Bij MyNextDeveloper verbinden we startups met gecontroleerde software-ingenieurs en AI-talent in India en daarbuiten. En of u nu één ontwikkelaar aanneemt of een volledig gedistribueerd team bouwt, de onopvallende operationele details zijn ook belangrijk. De beste samenwerkingen gaan niet alleen over het vinden van geweldige ingenieurs; het gaat erom dat de werkrelatie soepel verloopt na ondertekening van het contract.
Dit artikel is uitsluitend voor algemene informatieve doeleinden en is geen juridisch, fiscaal of regelgevingsadvies. Het is gebaseerd op de Foreign Exchange Management (Export and Import of Goods and Services) Regulations, 2026 van de RBI en de wijziging die op 22 september 2026 werd uitgevaardigd. Bedrijven moeten hun specifieke indieplichting en procedures bevestigen met hun erkende dealerbank en chartered accountant.
TL;DR
Vanaf 1 oktober verving India het oude softwareexportformulier door één maandelijks attest dat nu ook freelancers, agentschappen en consultants dekt die nooit eerder hoefden in te dienen. U dient eenmaal per maand in voor al uw buitenlandse facturen, binnen 30 dagen na maandeinde, dus de facturen van oktober zijn uiterlijk 30 november verschuldigd. "Software" is breder gedefinieerd dan je zou denken, en betalingen moeten nu binnen negen maanden na de factuurdatum binnenkomen - teruggezet naar de originele standaardperiode nadat een tijdelijke verlenging tot vijftien maanden is teruggedraaid.
Startups in het buitenland zijn niet degenen die indienen, maar ze voelen het wanneer leveranciers ongeorganiseerd zijn. Zorg nu voor nette facturering en bevestig de details met uw bank en CA.
Wilt u een krachtig afgelegen technisch team opbouwen?
Bekijk MyNextDeveloper, een platform waar u de beste 3% van software-ingenieurs kunt vinden die diep gepassioneerd zijn over innovatie. Onze on-demand, toegewijde en grondige softwaretalentoplossingen bieden een alomvattende oplossing voor al uw softwarevereisten.
Bezoek onze website om te verkennen hoe we u kunnen helpen bij het samenstellen van uw perfect team.
