Comment la politique de travail à distance de cette entreprise lui a permis d'économiser des milliers par employé

Pourquoi le travail à distance n'est pas qu'un avantage, mais un changement économique.

Que se passe-t-il pour les entreprises qui établissent leurs politiques de travail à distance à long terme au lieu de les rendre temporaires ? Par exemple, Spotify a établi un programme 'Work From Anywhere' en 2021, qui permet à de nombreux employés de travailler entièrement à distance ou de manière hybride tant qu'ils sont situés dans des régions où Spotify opère.

Permettre aux employés de travailler à domicile, en plus des divers autres avantages pour les employés, permet également à l'entreprise d'économiser de l'argent sur les dépenses de bureau (fourniture d'espace de bureau, fournitures de bureau, etc.), sur la rétention des talents (empêcher les talents de partir), sur les coûts d'embauche et de recrutement, et sur l'expansion de son vivier de talents à l'échelle mondiale.

Les recherches de nombreuses entreprises différentes suggèrent que les entreprises économisent environ 10 000 à 11 000 dollars pour chaque employé travaillant à distance ou de manière hybride, par rapport au travail dans un environnement de bureau traditionnel. Les économies de coûts proviennent généralement de loyers moins élevés, de services publics, de remboursement de frais de déplacement et de frais de relocalisation.

Voici une ventilation détaillée.

Où les économies s'accumulent

1. Loyer de bureau et installations L'espace de bureau est généralement le coût fixe le plus élevé pour les employeurs. Le loyer, la maintenance, les services publics, le nettoyage, la sécurité, les services de cuisine et les fournitures de bureau (par exemple, le papier et les stylos) sont tous des coûts qu'une entreprise engage pour fournir un espace de travail à ses employés, et le travail à distance élimine le besoin de louer un espace de bureau pour les employés. Les experts du secteur estiment que l'employeur moyen dans un lieu de travail à distance peut économiser environ 10 000 dollars chaque année pour chaque travailleur à distance employé.

Exemple en pratique : Une entreprise avec 50 employés peut potentiellement économiser environ 500 000,00 dollars si elle transfère une partie de son espace de bureau à des employés travaillant à distance.

2. Services publics et frais généraux de bureau Lorsqu'une entreprise a des employés travaillant principalement à domicile, l'entreprise a des coûts de services publics considérablement plus bas pour l'eau et l'électricité, des coûts réduits pour le Wi-Fi, moins de besoins en services de nettoyage et surveillance de la sécurité, et l'utilisation de moins d'outils et d'équipements sur place. Bien que ces coûts puissent sembler faibles par rapport au loyer, à mesure que les équipes se développent au fil du temps, ils s'accumulent rapidement.

3. Voyages et relocalisation professionnelle Le travail à distance élimine le besoin pour une entreprise d'engager des frais réguliers de voyage, d'hôtel, de vol, de repas ou de relocalisation. En fait, avant la pandémie, la plupart des entreprises engageaient en moyenne plus de 1 000 dollars en frais de voyage pour chaque voyage d'affaires effectué, et cela sans tenir compte des repas ou des divertissements lors de voyages d'affaires.

4. Efficacité du recrutement et de l'embauche Le travail à distance permet aux entreprises d'attirer un vivier de candidats plus large et plus profond que les candidats locaux. Les entreprises peuvent embaucher des talents supérieurs sans engager les frais de relocalisation d'un employé ou le fardeau de payer des salaires élevés basés sur les taux du marché des grandes villes.

Spotify a adopté une politique de travail de n'importe où, ce qui a raccourci le délai de recrutement et réduit les taux de roulement des employés, aidant ainsi à réduire les coûts de recrutement à long terme.

Économies cachées qui comptent

1. Réduction du roulement et meilleure rétention Le travail à distance est souvent réalisable pour les employés et peut être une source d'augmentation de la satisfaction des employés en raison de la flexibilité accrue de leur calendrier de travail. Les recherches ont montré que les arrangements de travail à distance et hybrides sont associés à des taux de roulement des employés plus faibles et à des niveaux d'engagement des employés plus élevés, ce qui réduit les coûts récurrents d'embauche et d'intégration des employés.

Les entreprises sont en mesure d'économiser sur le roulement. Lorsque le roulement diminue, les entreprises peuvent éviter :

• Les frais d'agence pour recruter des employés.
• La formation et le temps d'intégration.
• La perte de productivité pour les nouvelles recrues pendant leur période de démarrage.

Ces éléments peuvent ne pas sembler être des coûts élevés, mais les économies se traduiront par une augmentation des revenus de plusieurs milliers de dollars par an par employé.

2. Un vivier de talents plus large réduit la pression salariale En embauchant dans des régions géographiques où les salaires sont inférieurs à la moyenne, les politiques de travail à distance offrent aux entreprises la possibilité d'attirer des talents de premier plan et de maintenir des budgets financièrement sains et responsables. Le travail à distance permet aux entreprises d'embaucher des talents de premier plan qui auraient autrement été éliminés de la considération en raison du coût seul.

Compromis et coûts réels

Le travail à distance par conception est une excellente option pour les entreprises afin de réaliser des économies économiques, mais les entreprises doivent faire certains « compromis » afin de réaliser les efficacités de coûts, tels que :

• Les outils de collaboration (vidéoconférence/partage de documents).
• L'infrastructure à distance sécurisée et la cybersécurité.
• Le processus d'intégration pour soutenir le travail virtuel.
• La formation des gestionnaires pour gérer efficacement les équipes distribuées.

Les défis introduits par le travail à distance incluent : la mauvaise communication, l'isolement potentiel des employés, les transferts de connaissances informels et les expériences occasionnelles manquées qui surviennent dans un environnement de travail physique partagé.

Ces coûts sont réels et parfois sous-estimés. Si les entreprises ne les planifient pas, les économies peuvent être érodées par des inefficacités de coordination et de culture.

La culture et les processus comptent plus que le lieu

Les économies ne sont pas automatiques. Le travail à distance doit être intégré dans la culture et l'ADN opérationnel de l'entreprise :

• L'établissement de directives spécifiques pour les employés concernant la façon de communiquer et de collaborer.
• L'intégration délibérée et le mentorat des nouveaux employés.
• La fourniture des mêmes types d'outils pour faciliter les opérations à distance que ceux disponibles pour faciliter les opérations de bureau.
• La tenue de réunions d'équipe régulières et la documentation asynchrone/la documentation des procès-verbaux de réunion.

Le soutien continu de Spotify à sa politique flexible signale que le travail à distance est un avantage financier et opérationnel à long terme réalisé par la planification plutôt que simplement par la réduction de l'espace de bureau.

Une conclusion équilibrée

Le travail à distance a montré que le succès financier d'une entreprise ne dépend pas de la présence de grands espaces de bureau et du trafic quotidien des employés. Les politiques flexibles de travail à distance sont considérées comme une mesure de réduction des coûts par de nombreuses entreprises, y compris Spotify, qui bénéficie d'économies annuelles estimées à des milliers par employé. Les économies sont réalisées principalement par la réduction des loyers et des frais de voyage, ainsi que par le maintien d'un roulement plus faible et l'élargissement du vivier de recrutement.

D'autre part, il y a des pièges associés au travail à distance. La direction doit être très prudente lors de la décision concernant les investissements dans les outils, les processus et la culture, car cela pourrait être le seul moyen d'obtenir les économies promises du travail à distance à long terme.

En fin de compte, les entreprises qui récoltent le plus d'avantages sont celles qui combinent le travail à distance avec une structure organisationnelle bien définie, de bons systèmes de communication et une gestion solidaire, et non celles qui attendent des économies simplement de la décentralisation des bureaux.

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