Hur detta företags distansarbetspolicy hjälpte det att spara tusentals per anställd

Varför fjärrarbete inte bara är en förmån utan en ekonomisk förändring.

Vad händer med företag som fastställer sina fjärrarbetspolicyer på lång sikt istället för att göra dem tillfälliga? Till exempel etablerade Spotify ett 'Work From Anywhere'-program 2021, som gör det möjligt för många av dess anställda att arbeta helt fjärranslutet eller på ett hybridmässigt sätt så länge de är lokaliserade i regioner där Spotify är verksamt.

Om man tillåter anställda att arbeta hemifrån, förutom de olika andra fördelarna för anställda, gör det också att företaget kan spara pengar på kontorsutgifter (tillhandahållande av kontorsplats, kontorsförnödenheter, etc.), på bevarande av talang (att behålla talang från att lämna), på anställnings- och rekryteringskostnader, och på att utöka sin talangpool i global skala.

Forskning från många olika företag tyder på att företag sparar ungefär mellan 10 000–11 000 dollar för varje anställd som arbetar fjärranslutet eller på ett hybridmässigt sätt, jämfört med att arbeta från en traditionell kontorsmiljö. Kostnadsbesparingarna kommer i allmänhet från lägre hyra, kraftkostnader, reseersättning och flyttekostnader.

Nedan är en detaljerad uppdelning.

Där besparingarna ökar

1. Kontorshyra och faciliteter Kontorsplats är vanligtvis den högsta fasta kostnaden för arbetsgivare. Hyra, underhåll, kraftkostnader, städning, säkerhet, köktjänster och kontorsförnödenheter (till exempel papper och pennor) är alla kostnader som ett företag ådrar sig för att tillhandahålla en arbetsplats för sina anställda, och fjärrarbete eliminerar behovet av att hyra kontorsplats för anställda. Branschexperter uppskattar att den genomsnittliga arbetsgivaren på en fjärrarbetsplats kan spara ungefär 10 000 dollar varje år för varje fjärransluten anställd.

Exempel i praktiken: Ett företag med 50 anställda kan potentiellt spara ungefär 500 000,00 dollar om de förflyttar en del av sin kontorsplats till anställda som arbetar fjärranslutet.

2. Kraftkostnader och kontorskostnader När ett företag har anställda som arbetar främst hemifrån har företaget betydligt lägre kraftkostnader för vatten och elektricitet, minskade kostnader för Wi-Fi, mindre behov av städtjänster och säkerheetsövervakning, och användning av färre verktyg och utrustning på plats. Även om dessa kostnader kan verka små i jämförelse med hyra, ökar de snabbt när team växer över tid.

3. Resor och företagsomflyttning Fjärrarbete eliminerar behovet för ett företag att ådra sig regelbundna resor, hotell-, flyg-, mål- eller flyttekostnader. Faktiskt, innan pandemin, ådrog sig de flesta företag i genomsnitt mer än 1 000 dollar i resekostnader för varje affärsresa som togs, och det utan att beakta måltider eller underhållning när man reser för affärer.

4. Anställnings- och rekryteringseffektivitet Fjärrarbete gör det möjligt för företag att attrahera en bredare och djupare pool av kandidater än lokala. Företag kan anställa överlägsen talang utan att ådra sig kostnaden för att flytta en anställd eller bördan att betala höga löner baserat på marknadsräntor för stora städer.

Spotify antog en work-from-anywhere-policy, vilket resulterade i förkortat tid till anställning och minskade personalvarvningstal, vilket hjälper till att minska rekryteringskostnaderna på lång sikt.

Dolda besparingar som spelar roll

1. Lägre personalvarvning och bättre behållande Fjärrarbete är ofta möjligt för anställda och kan vara en källa till ökad anställd tillfredsställelse på grund av den ökade flexibiliteten i deras arbetsschema. Forskning har visat att fjärr- och hybridarbetsarrangemang är förknippade med lägre personalvarvningstal och högre nivåer av anställdengagemang, vilket resulterar i minskade återkommande kostnader för att anställa och introducera anställda.

Företag kan spara på personalvarvning. När personalvarvningen minskar kan företag undvika:

• Byråavgifter för att rekrytera anställda.
• Utbildnings- och introduktionstid.
• Produktivitetsförlust för nyanställda under deras etableringsprocess.

Dessa verkar kanske inte som höga kostnader, men besparingarna kommer att resultera i ökade intäkter på flera tusen dollar per år per anställd.

2. Bredare talangpool minskar lönepressionen Genom att anställa från geografiska regioner där lönerna är lägre än genomsnittet erbjuder fjärrarbetspolicyer företagen en möjlighet att attrahera topptalang och upprätthålla finansiellt sunda och ansvarsfulla budgetar. Fjärrarbete gör det möjligt för företag att anställa topptalang som annars skulle ha eliminerats från övervägande på grund av kostnad enbart.

Avvägningar och verkliga kostnader

Fjärrarbete är designmässigt ett bra alternativ för företag för att uppnå ekonomiska besparingar, men företag behöver göra vissa "avvägningar" för att realisera kostnadseffektiviteten, såsom:

• Samarbetsverktyg (videokonferens/dokumentdelning).
• Säker fjärrinfrastruktur och cybersäkerhet.
• Introduktionsprocess för att stödja virtuellt arbete.
• Coachning för chefer för att effektivt hantera distribuerade team.

Utmaningarna som introduceras av fjärrarbete inkluderar: felkommunikation, potentiell isolering av anställda, informella kunskapsöverföringar och missade tillfälliga upplevelser som uppstår i en delad fysisk arbetsmiljö.

Dessa kostnader är verkliga och ibland underuppskattade. Om företag inte planerar för dem kan besparingarna eroderas av ineffektivitet i samordning och kultur.

Kultur och process spelar större roll än plats

Besparingarna är inte automatiska. Fjärrarbete måste byggas in i företagets kultur och operativa DNA:

• Att fastställa specifika riktlinjer för anställda angående hur de ska kommunicera och hur de ska samarbeta.
• Avsiktlig introduktion och mentorskap av nya anställda.
• Att tillhandahålla samma typer av verktyg för att underlätta fjärrverksamhet som finns tillgängliga för att underlätta kontorsverksamhet.
• Att genomföra regelbundna teammöten och asynkron dokumentation/mötesprotokoll.

Spotifys fortsatta stöd för sin flexibla policy signalerar att fjärrarbete är en långsiktig finansiell och operativ fördel som uppnås genom planering snarare än endast att minska kontorsplatsen.

En balanserad slutsats

Fjärrarbete har visat att ett företags finansiella framgång inte är beroende av närvaron av stora kontorsytor och den dagliga trafiken av anställda. Flexibel fjärrpolicy ses som ett kostnadsbesparingsåtgärd av många företag, inklusive Spotify, som drar nytta av årliga besparingar uppskattade till tusentals per anställd. Besparingarna realiseras huvudsakligen från att minska hyra och resekostnader, tillsammans med att upprätthålla en lägre personalvarvning och utöka rekryteringspoolen.

Å andra sidan finns det fallgropar förknippade med fjärrarbete. Ledningen måste vara mycket försiktig när man beslutar om investeringarna i verktyg, processer och kultur, eftersom detta kan vara det enda sättet att få de utlovade besparingarna från fjärrarbete på lång sikt.

I slutändan är det de företag som skördar mest fördelar som kombinerar fjärrarbete med en väl definierad organisationsstruktur, bra kommunikationssystem och stödjande ledning, och inte de som förväntar sig besparingar helt enkelt från att decentralisera kontor.

Vill du bygga ett högpresterande fjärranslutet teknikteam?

Kolla in MyNextDeveloper, en plattform där du kan hitta de bästa 3% av mjukvaruutvecklare som brinner för innovation. Våra on-demand, dedikerade och grundliga mjukvarutalet-lösningar erbjuder en omfattande lösning för alla dina mjukvarubehov.

Besök vår webbplats för att utforska hur vi kan hjälpa dig att montera ditt perfekta team.